Politique de confidentialité de Canalixir.
Cette politique de confidentialité explique comment Canalixir traite les données à caractère personnel dans le cadre de son site web et de ses services d’analytics marketing. Elle s’adresse principalement à des clients et contacts professionnels.
Qui est responsable de vos données et comment nous contacter.
Avenue du Port 86C, Tour & Taxis
1000 Bruxelles, Belgique
BCE : 0745.981.312 — TVA : BE 0745.981.312
- par email : [email protected] ;
- par téléphone : +32 2 318 47 26 ;
- par courrier postal à l’adresse ci-dessus.
Quelles données collectons-nous et dans quels contextes.
Données que vous nous communiquez directement
Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, que vous nous écrivez par email ou que vous nous appelez, nous collectons les informations que vous choisissez de nous transmettre. Cela inclut généralement votre nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, numéro de téléphone, ainsi que le contenu de votre message (par exemple votre rôle, le contexte de vos campagnes, le périmètre d’une éventuelle mission). Dans le cadre de recrutements, nous pouvons également recevoir des CV, lettres de motivation ou profils publics (par exemple via un lien LinkedIn que vous nous communiquez).
De manière générale, nous vous invitons à limiter les informations fournies à ce qui est pertinent pour nous permettre de comprendre votre demande et de vous répondre. Nous ne recherchons pas d’informations sensibles (par exemple relatives à la santé, aux convictions religieuses ou politiques) et vous demandons de ne pas inclure de telles données dans vos messages, sauf nécessité absolue et dans un cadre clairement défini.
Données collectées automatiquement lors de la navigation
Lorsque vous consultez le site canalixir.ink, certaines informations techniques sont collectées automatiquement par le serveur et peuvent être enregistrées dans des journaux (logs) ou traitées via des outils de mesure d’audience. Il s’agit, par exemple, de votre adresse IP abrégée ou anonymisée selon les cas, de la date et de l’heure d’accès, des pages consultées, du type de navigateur, du système d’exploitation ou du site de provenance.
Nous utilisons ces informations de manière agrégée et statistique afin de comprendre l’utilisation du site, de détecter des anomalies techniques, d’améliorer la sécurité et de mieux adapter nos contenus. Nous ne cherchons pas à identifier individuellement les visiteurs, sauf nécessité de sécurité ou obligation légale. Pour plus d’informations sur l’utilisation de cookies et technologies similaires, nous vous invitons à consulter notre politique de cookies.
Données traitées pour le compte de nos clients
Dans le cadre de nos services d’analytics marketing, nous pouvons être amenés à accéder à des données issues de plateformes publicitaires, d’outils de mesure, de CRM ou de données transactionnelles appartenant à nos clients. Ces données peuvent parfois contenir des éléments identifiants ou indirectement identifiants concernant des clients finaux ou des utilisateurs de ces organisations.
Dans ces situations, Canalixir agit en principe en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, sur la base d’instructions documentées du client, qui reste responsable du traitement. Les catégories de données et les finalités sont précisées dans les contrats conclus avec chaque client, notamment au travers d’accords de traitement de données (Data Processing Agreements) spécifiques.
Pourquoi et sur quelles bases nous traitons vos données.
Gestion des demandes entrantes et des relations commerciales
Lorsque vous nous contactez via le site, par email ou par téléphone, nous traitons vos données d’identification et les informations liées à votre demande dans le but de vous répondre, de planifier un échange, de préparer une proposition ou de suivre la relation commerciale. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations et à développer nos activités, ainsi que, le cas échéant, sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
Gestion des missions et exécution des contrats
Une fois un contrat conclu, nous traitons les données nécessaires à l’exécution de la mission : coordonnées des interlocuteurs, informations relatives à l’organisation interne, données des campagnes ou des systèmes mis à notre disposition, etc. La base légale principale est l’exécution du contrat conclu avec notre client et, pour certains aspects, le respect d’obligations légales (facturation, comptabilité).
Mesure d’audience, sécurité et amélioration du site
Les données techniques de navigation et les cookies d’analyse sont traités afin d’améliorer la qualité du site, de comprendre quelles pages sont consultées, de détecter des erreurs et de renforcer la sécurité. Selon les cas, ce traitement repose sur notre intérêt légitime à disposer d’indicateurs anonymisés ou sur votre consentement lorsque des cookies non strictement nécessaires sont utilisés. Vous pouvez gérer vos préférences via les paramètres de cookies décrits dans la politique de cookies.
Recrutement et gestion des candidatures
Les données transmises dans le cadre d’une candidature (spontanée ou à une offre publiée) sont traitées dans le but d’évaluer votre profil, d’organiser les échanges, de constituer un dossier de recrutement et, éventuellement, de vous recontacter pour d’autres opportunités compatibles. La base légale est l’intérêt légitime de Canalixir à recruter et à gérer ses ressources humaines, ainsi que, le cas échéant, votre consentement pour la conservation de votre dossier au-delà du processus en cours.
Combien de temps nous conservons vos données.
Principes généraux
Canalixir ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée des délais de prescription légale applicables. Les durées indiquées ci-dessous sont des repères généraux pouvant être adaptées en fonction de contraintes légales ou contractuelles spécifiques.
Données de contact et relation commerciale
Les données liées à des demandes ponctuelles sont en principe conservées pendant une durée maximale de 3 ans après le dernier contact significatif, sauf si une relation contractuelle est établie. Les données liées à des clients actifs peuvent être conservées plus longtemps, pour la durée de la relation et au-delà si des obligations légales (par exemple en matière de facturation) l’exigent.
Données de facturation
Les données nécessaires à la comptabilité et à la facturation sont conservées pendant la durée requise par la législation belge, généralement 7 à 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Ces données sont archivées avec un accès limité aux personnes autorisées.
Données de navigation et cookies
Les journaux techniques du serveur sont conservés pour une durée limitée, généralement de quelques mois, afin d’assurer la sécurité et la maintenance du site. La durée de conservation des cookies varie selon leur nature : les cookies strictement nécessaires peuvent être conservés pour la durée de la session, tandis que certains cookies d’analyse peuvent persister jusqu’à plusieurs mois, conformément à ce qui est décrit dans la politique de cookies.
Données de candidature
Sauf accord explicite pour une conservation plus longue, les données liées à une candidature non retenue sont en principe conservées pendant une durée maximale de 12 mois après la clôture du processus, afin de pouvoir justifier des décisions prises et de recontacter les candidats en cas de nouvelles opportunités compatibles.
Avec qui partageons-nous vos données.
Partage interne et sous-traitants
Les données sont accessibles uniquement aux personnes de Canalixir qui en ont besoin pour accomplir leurs missions (gestion de la relation client, exécution d’une mission, facturation, support technique, etc.). Nous pouvons faire appel à des prestataires externes (hébergement, outils collaboratifs, services de messagerie, solutions d’analyse d’audience) agissant en tant que sous-traitants au sens du RGPD. Ces prestataires sont choisis avec soin et soumis à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de conformité à la réglementation applicable.
Transferts hors EEE
Certains prestataires techniques peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen ou appartenir à des groupes internationaux dont certaines entités sont établies dans des pays tiers. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place, telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou des mécanismes équivalents, afin d’assurer un niveau de protection adéquat.
Divulgations légales
Dans certains cas, la loi peut nous obliger à communiquer certaines données à des autorités publiques ou à des tiers autorisés, par exemple dans le cadre de procédures judiciaires, d’enquêtes administratives ou d’obligations fiscales. Nous ne procédons à ce type de communication que dans la mesure requise par le droit applicable et, lorsque cela est possible, nous en informons le client ou la personne concernée.
Comment nous protégeons vos données.
Mesures techniques et organisationnelles
Canalixir met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction. Cela inclut par exemple l’utilisation de communications chiffrées (HTTPS) pour le site, la gestion contrôlée des accès aux systèmes, la sensibilisation des collaborateurs à la sécurité de l’information et, le cas échéant, la pseudonymisation ou l’agrégation des données analysées.
Aucun système n’étant totalement exempt de risque, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue. Toutefois, nous nous engageons à réagir de manière diligente en cas d’incident, à en limiter les effets et, si nécessaire, à notifier les autorités de contrôle et les personnes concernées conformément à la réglementation. Nous invitons également nos clients à maintenir un niveau de sécurité élevé sur leurs propres systèmes et à nous signaler rapidement toute vulnérabilité ou anomalie constatée.
Quels sont vos droits et comment les exercer.
Droits reconnus par le RGPD
Dans les conditions prévues par la réglementation applicable, vous disposez notamment des droits suivants : droit d’accès à vos données, droit de rectification des données inexactes ou incomplètes, droit à l’effacement dans certains cas, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, droit à la portabilité des données lorsque cela est applicable et droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant via l’adresse [email protected] et en précisant l’objet de votre demande, votre identité et, si nécessaire, le contexte dans lequel vos données ont été collectées. Nous pouvons être amenés à vous demander des informations supplémentaires pour confirmer votre identité, afin de protéger la confidentialité des données.
Réclamations auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou que vos données sont traitées en violation de la réglementation applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment l’Autorité de protection des données en Belgique, sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Évolution de cette politique de confidentialité.
Cette politique est fournie à des fins d’information générale et ne remplace pas les accords spécifiques de traitement de données conclus avec les clients dans le cadre de missions particulières.